För anställda och aktiva inom Evangelisk-lutherska kyrkan i Finland

Planera förändringskommunikationen väl

Det lönar sig att göra upp en plan för hur man informerar om förändringar. Lägger man ned lite tid på att utarbeta en plan får man det mångfaldigt igen i och med att man inte i efterskott behöver reparera en bristfällig kommunikationsprocess.

Fallgropen i många misslyckade förändringsprocesser har varit att man inte planerat informationen samtidigt som man planerat förändringen. Det leder till beskyllningar om hemlighållande, ovisshet och okontrollerade rykten och många gånger återspeglas detta också utanför arbetsgemenskapen. Servicen lider, man talar illa om sin arbetsplats i sin närmaste krets och arbetshälsan försämras.

Det är så lätt att göra upp en kommunikationsplan att det inte lönar sig att låta bli. En fungerande kommunikationsplan får man till exempel genom att besvara följande frågor:

  • Varför informerar vi, dvs. vilka verkningar vill vi åstadkomma hos olika mottagare? Till exempel: vill vi förmedla information, skapa samsyn, avvärja oro och rykten, motivera, skapa vilja att engagera sig i gemensamma mål, få nödvändiga åtgärder genomförda osv.
  • Vilken information ger vi, dvs. vad berättar vi och hur? Till exempel: varför planerar församlingarna att gå samman, vilken nytta medför HeTa, hur ändrar Kirjuri och IT-områdena det vardagliga arbetet osv.
  • Vem behöver få information, dvs. hurdana samarbets- och målgrupper har församlingens information? Till exempel: den egna personalen, den förtroendevalda ledningen, församlingsmedlemmarna, pressen, de kommunala beslutsfattarna osv.
  • Vem ska informera, dvs. hur fördelas ansvaret för informationen? Vad sköter den som ansvarar för församlingens information, kyrkoherden, ekonomichefen, den förtroendevalda ledningen, alla anställda i vardagliga möten osv.
  • Hur kan de olika mottagargrupperna nås, dvs. vilka informationskanaler ska vi använda? Till exempel: vilka internetsidor är lämpliga, när är det läge att träffas ansikte mot ansikte, vad ska stå i församlingsbladet och olika skriftliga meddelanden, vad intresserar de lokala medierna osv.
  • När ges information till vem? Till exempel: har vi tillräcklig framförhållning i informationen, kommer vi ihåg att upprepa, hur planerar vi en informationskalender för vardagen som beaktar olika målgruppers informationsbehov, hur förvissar vi oss om att personalen är delaktig och har möjlighet att uttrycka sin åsikt, hur får vi med de förtroendevalda och församlingsmedlemmarna i förändringen osv.
  • Hurdana resurser står till förfogande för informationen? Till exempel: har vi reserverat tid för information både i informatörens och i kyrkoherdens och andra chefers kalendrar, har vi beredskap för förändringsinformation, har vi reserverat anslag för informationskostnaderna i budgeten, har våra egna informationskanaler aktiverats osv.

Planen kan skrivas ut som löpande text. En överskådlig form får man till exempel genom att placera delarna i matrisform.

Men kom ihåg att det inte räcker att ha en plan. Man måste också konkret genomföra det som står i kommunikationsplanen!


Respons till sidansvariga

Tack för ditt feedback!

Sulje
Ämne Respons på den här sidan Allmän respons Feedback Namn E-post Jag vill bli kontaktad
Du kommer väl ihåg att ge din e-postadress ifall du vill ha respons!
Södra kajen 8, PB 210 00131 Helsingfors | Växel (09) 18021 | Sidkarta Respons till sidansvariga